Màn đêm buông xuống, khi phố xá dần thưa người, Trung tâm phân loại (SC) Củ Chi của BEST Express tại TP HCM lại bước vào khung giờ hoạt động nhộn nhịp nhất. Những chuyến xe trung chuyển liên tục cập bến, hàng hóa được đưa xuống, quét mã và phân loại theo từng tuyến để kịp tiếp tục hành trình đến các bưu cục và người nhận.
Đằng sau nhịp vận hành liên tục ấy là sự chuẩn bị về nhân lực, công nghệ và quy trình, cùng nỗ lực của đội ngũ nhân viên đang làm việc trong những khung giờ nhiều người đã nghỉ ngơi.
Chủ động chuẩn bị trước làn sóng đơn hàng
Để sẵn sàng cho các đợt cao điểm mua sắm lớn trong năm như Mega Sale 11/11 và Black Friday 27/11, ban quản lý SC Củ Chi đã chủ động rà soát năng lực vận hành từ sớm. Các yếu tố từ nhân sự, mặt bằng, thiết bị đến quy trình xử lý hàng hóa đều được đánh giá nhằm xây dựng phương án ứng phó phù hợp với từng kịch bản sản lượng.
Theo anh Nguyễn Mạnh Hà, Giám đốc SC Củ Chi, sản lượng hàng hóa trong các đợt cao điểm thường tăng khoảng 30 - 40% so với ngày thường, thậm chí cao hơn ở một số khung thời gian. Mức tăng này tạo áp lực đồng thời lên nhiều khâu, từ tiếp nhận, phân loại đến điều phối phương tiện vận chuyển.
Trong môi trường vận hành cường độ cao, tốc độ xử lý không phải là yêu cầu duy nhất. Mỗi kiện hàng cần được quét mã đầy đủ, phân loại đúng tuyến, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hoặc tồn đọng tại trung tâm.
Anh Nguyễn Mạnh Hà - Giám đốc SC Củ Chi cùng đội ngũ anh em
"Thách thức lớn nhất không chỉ nằm ở sản lượng tăng cao mà còn ở việc duy trì đồng thời ba yếu tố: tốc độ, độ chính xác và an toàn. Khi hàng hóa tập trung lớn trong thời gian ngắn, áp lực lên nhân sự, thiết bị, mặt bằng và phương tiện vận chuyển đều tăng. Đặc biệt, chúng tôi phải kiểm soát tốt tình trạng ùn ứ, hàng tồn và các lỗi như quên scan, phân loại sai hoặc hư hỏng hàng hóa", anh Hà chia sẻ.
Để kiểm soát các vấn đề này, Trung tâm phân loại Củ Chi tập trung vào ba nhóm giải pháp. Trước hết là kiểm soát sản lượng đầu vào và điều phối phương tiện hợp lý, tránh tình trạng hàng hóa tập trung cùng một thời điểm. Tiếp đến là theo dõi năng suất từng công đoạn theo thời gian thực, kịp thời điều chuyển nhân sự và xử lý các điểm nghẽn trên dây chuyền. Cuối cùng là tăng cường cường đối soát và kiểm tra kỹ thuật để giảm tối đa tỷ lệ hàng tồn, hư hỏng hoặc phân loại sai, sai tuyến và thất lạc.
Anh Phùng Đức Điền - Phó Giám đốc SC hướng dẫn nhân viên ca đêm
Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa trung tâm phân loại và hệ thống bưu cục cũng đóng vai trò quan trọng. Việc thống nhất kế hoạch sản lượng, thời gian giao nhận, lịch xe và chất lượng bàn giao giúp các khâu kết nối nhịp nhàng, hạn chế gián đoạn khi lượng hàng tăng đột biến.
Công nghệ và con người giữ nhịp vận hành
Nhờ khoản đầu tư triệu đô vào các siêu trung tâm phân loại tự động như SC Củ Chi và SC Bắc Ninh, thời gian xử lý đơn hàng của BEST Express đã được rút ngắn đi một nửa, giúp hành trình giao nhận tăng tốc đáng kinh ngạc. Đối với các bưu kiện dưới 3 kg, BEST Express ứng dụng hệ thống băng chuyền đai chéo kết hợp WCS, cho phép xử lý tới 36.000 bưu kiện mỗi giờ, trong khi thời gian phân loại mỗi kiện hàng chỉ khoảng 0,5 giây.
Dây chuyền tự động bên trong trung tâm phân loại của BEST Express
Việc ứng dụng công nghệ giúp tăng tốc độ phân loại, giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công, tỷ lệ sai sót trong phân loại bưu kiện gần như bằng 0, điều mà con người khó có thể duy trì khi làm việc ca đêm hoặc lúc cao điểm mệt mỏi.
Tuy nhiên, công nghệ chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết hợp với quy trình vận hành chuẩn và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ kịp thời. Vì vậy, trung tâm chú trọng kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị, theo dõi hiệu suất từng công đoạn và chuẩn bị phương án xử lý khi phát sinh sự cố.
Không khí hối hả, nhộn nhịp tại SC khi cả thành phố đã nghỉ ngơi
Ở khâu nhân sự, lực lượng lao động được phân bổ theo từng ca và từng công đoạn, ưu tiên các vị trí có áp lực cao như tiếp nhận, quét mã, phân loại và lên tải. Trung tâm cũng bố trí nhân sự dự phòng, linh hoạt điều chuyển giữa các khu vực khi cần thiết để đảm bảo dây chuyền hoạt động liên tục.
"Chúng tôi căn cứ vào dự báo sản lượng để phân bổ nhân sự theo từng ca và từng công đoạn. Quan trọng nhất là đảm bảo mỗi vị trí đều có người phụ trách rõ ràng, không để xảy ra tình trạng đứt gãy trong vận hành", anh Hà cho biết.
Những ca làm xuyên đêm phía sau mỗi đơn hàng
Tại SC Củ Chi, khung giờ từ 20h đến 2h sáng hôm sau thường là một trong những khoảng thời gian bận rộn nhất. Khi các chuyến xe trung chuyển liên tục đưa hàng về trung tâm, đội ngũ vận hành phải tập trung cao độ để hoàn thành các công đoạn tiếp nhận, quét mã, phân loại và lên tải theo kế hoạch. Chỉ một khâu chậm trễ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ của những công đoạn tiếp theo.
Hàng vừa cập bến, nhân viên tại SC nhanh chóng sắp xếp để chuẩn bị cho khâu kế tiếp
Đội ngũ nhân sự tập trung xử lý từng kiện hàng, đảm bảo hàng hóa được luân chuyển đúng quy trình
Nhịp làm việc về đêm cũng đặt ra những thách thức riêng đối với mỗi nhân viên. Khi phần lớn mọi người dành thời gian nghỉ ngơi, đội ngũ tại trung tâm vẫn duy trì công việc theo lịch phân ca. Để thích nghi, mỗi người phải chủ động sắp xếp lại thời gian sinh hoạt, nghỉ ngơi và cả những khoảnh khắc bên gia đình. Có những bữa cơm phải ăn sớm hơn, những cuộc hẹn cá nhân cần thay đổi để phù hợp với lịch làm việc, hay những giấc ngủ được tranh thủ vào ban ngày sau một đêm dài.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa công nghệ và con người góp phần đảm bảo quá trình xử lý hàng hóa diễn ra thông suốt
Với anh Hà, điều quan trọng nhất trong giai đoạn cao điểm là mỗi thành viên đều hiểu rõ vai trò của mình, tuân thủ quy trình, thể hiện tinh thần trách nhiệm, khả năng phối hợp và sự chủ động trước những biến động thực tế. Dù không tránh khỏi những lúc mệt mỏi, các thành viên vẫn nỗ lực hỗ trợ nhau trong từng công đoạn, từ tiếp nhận hàng hóa đến hoàn tất phân loại và bàn giao cho các chuyến xe.
"Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể anh chị em nhân viên SC, những người đang ngày đêm làm việc phía sau mỗi đơn hàng để đảm bảo hàng hóa được lưu thông thông suốt. Mùa cao điểm là giai đoạn áp lực rất lớn, nhưng tôi tin rằng với tinh thần đoàn kết, trách nhiệm và sự phối hợp của tất cả mọi người, chúng ta hoàn toàn có thể vượt qua", anh Hà chia sẻ.
Các kiện hàng được kiểm tra, phân loại và sắp xếp cẩn thận trước khi tiếp tục hành trình giao nhận
Khi người tiêu dùng háo hức chờ đợi những món hàng vừa đặt mua, phía sau hành trình ấy là những chuyến xe nối tiếp nhau, những dây chuyền phân loại hoạt động liên tục và nỗ lực thầm lặng của những người làm việc xuyên đêm.
Nhờ nền tảng công nghệ tiên phong, sức mạnh của toàn hệ thống cùng tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân, BEST Express tự tin duy trì dòng chảy hàng hóa luôn thông suốt, nhanh chóng và an toàn, khẳng định vị thế đối tác vận chuyển đáng tin cậy của hàng triệu nhà bán hàng và các sàn thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam.
Để tìm hiểu thêm về cơ hội hợp tác nhượng quyền bưu cục, nhà đầu tư có thể đăng ký thông tin tại đây .
