Con dấu doanh nghiệp: Những quy định chủ công ty cần biết

Từ kinh nghiệm 10 năm làm nghề, tôi cho rằng chủ doanh nghiệp nên tách hai vấn đề: quyền quyết định về con dấu và quy trình kiểm soát việc sử dụng dấu.

Doanh nghiệp được quyết định những gì?

Điều 43 Luật Doanh nghiệp hiện hành quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác.

Như vậy, doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương án phù hợp. Luật không ấn định mọi công ty chỉ được có một con dấu vật lý, cũng không áp đặt khuôn mẫu chung về hình tròn hay màu mực. Doanh nghiệp cũng không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng như giai đoạn trước năm 2021.

Dù vậy, “được tự quyết” không có nghĩa là bỏ qua việc kiểm tra. Thông tin dùng trên mẫu cần được đối chiếu với hồ sơ hiện hành và quy định chuyên ngành liên quan. Trường hợp chưa rõ, doanh nghiệp nên hỏi bộ phận pháp chế hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Ai được giữ và sử dụng con dấu?

Luật Doanh nghiệp giao việc quản lý, lưu giữ con dấu cho Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hay đơn vị có dấu ban hành. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định ai đang giữ dấu, người đó được dùng dấu trong trường hợp nào và phải ghi nhận ra sao.

Quy chế nên xác định người chịu trách nhiệm, nơi lưu giữ, quy trình bàn giao, loại văn bản cần đóng dấu và cách xử lý khi dấu hỏng, mất hoặc thay đổi. Nếu có nhiều con dấu, mỗi dấu nên có mã hoặc sổ theo dõi riêng.

Khi đặt khắc dấu công ty, người phụ trách nên gửi ảnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối chiếu từng ký tự tên và mã số doanh nghiệp, rồi duyệt bản thiết kế trước khi sản xuất. Chỉ nên cung cấp dữ liệu cần thiết để đối chiếu và thiết kế.

Hợp đồng thiếu con dấu có mặc nhiên vô hiệu không?

Không mặc nhiên. Chỉ riêng việc thiếu con dấu chưa đủ để kết luận hợp đồng vô hiệu. Giá trị của một hợp đồng còn phụ thuộc vào người ký, thẩm quyền đại diện, ý chí của các bên, nội dung giao dịch và quy định chuyên ngành áp dụng cho trường hợp đó.

Trang thông tin hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp của Bộ Tư pháp từng phân tích một vụ tranh chấp giải quyết tại trọng tài, trong đó hợp đồng vẫn ràng buộc doanh nghiệp dù không đóng dấu vì người ký là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Vì thế, không nên xem dấu là yếu tố duy nhất quyết định hiệu lực giao dịch.

Doanh nghiệp vẫn dùng dấu để nhận diện nguồn ban hành, hỗ trợ kiểm soát và đáp ứng yêu cầu của từng hồ sơ hoặc thỏa thuận. Trước khi ký, các bên nên kiểm tra thẩm quyền người ký và điều kiện giao dịch, thay vì chỉ nhìn xem văn bản đã có dấu hay chưa.

Khi nào nên làm mới hoặc bổ sung con dấu?

Nhu cầu thường phát sinh khi mới thành lập, mở chi nhánh, thay đổi thông tin, bổ sung dấu cho bộ phận được phân quyền hoặc thay dấu xuống cấp. Trước khi làm, cần kiểm tra mẫu hiện hành và số lượng thực sự cần dùng.

Nếu cần khắc dấu lấy ngay, vẫn không nên bỏ bước duyệt mẫu. Tại Khắc Dấu Nam Việt, nội dung con dấu doanh nghiệp được đối chiếu, gửi bản thiết kế để khách xác nhận rồi mới sản xuất và thử mặt in. Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu quy trình tương tự và giữ lại bản duyệt để kiểm soát nội bộ.

Ba việc chủ công ty nên làm ngay

Thứ nhất, kiểm tra Điều lệ hoặc quy chế sử dụng con dấu, bổ sung người chịu trách nhiệm và quy trình bàn giao nếu còn thiếu. Thứ hai, lập danh sách các con dấu, nơi lưu giữ và phạm vi sử dụng. Thứ ba, trước khi đổi mẫu hoặc số lượng, nên đối chiếu thông tin và cập nhật quy trình nội bộ.

Con dấu không thay thế thẩm quyền ký, nhưng cũng không nên được quản lý như một vật dụng văn phòng thông thường. Hiểu đúng quy định và kiểm soát tốt từ khâu thiết kế đến sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tránh nhầm lẫn và giữ hồ sơ nhất quán trong suốt quá trình hoạt động.