Giai đoạn cuối năm luôn là "bài test" áp lực nhất đối với toàn ngành. Chủ động trước làn sóng đơn hàng dự kiến tăng gấp 2 - 3 lần so với ngày thường, các chủ bưu cục BEST Express đã triển khai hàng loạt giải pháp tối ưu vận hành từ sớm.

Linh hoạt nhân sự: Tăng cường lực lượng, điều phối theo kịch bản

9.9, 10.10 hay 11.11 không còn là những ngày siêu sale đơn lẻ mà đã trở thành những “mùa cao điểm” quen thuộc của ngành chuyển phát. Chỉ trong thời gian ngắn, lượng đơn có thể tăng mạnh, tạo áp lực đồng thời lên khâu lấy hàng, tập kết, phân loại và giao đến tay người nhận.

Làm thế nào để một lượng đơn hàng lớn được xử lý nhanh chóng mà không tạo ra điểm nghẽn trong toàn bộ chuỗi vận hành? Với BEST Express, câu trả lời bắt đầu từ việc chuẩn bị trước khi cao điểm xảy ra.

BEST Express chủ động nâng năng lực vận hành, sẵn sàng đón sóng đơn hàng mùa cao điểm

Tại bưu cục Tân Bà Điểm và các bưu cục thuộc hệ thống của anh Lê Bá Cường, bài toán nhân sự gắn liền với tốc độ mở rộng. Chỉ sau 4 tháng gia nhập BEST Express, anh Cường đã đưa vào vận hành 5 bưu cục, với tổng sản lượng khoảng 5.000 đơn/ngày và đội ngũ khoảng 60-70 nhân sự.

Quy mô càng lớn càng đòi hỏi cách tổ chức càng linh hoạt. Theo anh Cường, mỗi khu vực có đặc điểm nguồn đơn khác nhau: nơi tập trung nhiều shop online, nơi lại chủ yếu phục vụ khu dân cư đông đúc. Việc nắm rõ từng địa bàn giúp bưu cục chủ động phân bổ nhân sự, xây dựng tuyến và chuẩn bị nguồn lực cho những ngày sản lượng tăng cao.

Cách tiếp cận này cũng được áp dụng tại bưu cục Trần Quang Khải và Thiên Trường (Nam Định) của anh Bùi Đức Long. Anh Long phụ trách khoảng 8 phường, với đội ngũ 10 bưu tá, 4 nhân viên chăm sóc khách hàng cùng nhân sự kho và vận hành, xử lý gần 1.000 đơn mỗi ngày. Trong các đợt sale, sản lượng có thể tăng gấp đôi.

Thay vì chờ lượng hàng tăng mới bổ sung nhân lực, bưu cục rà soát trước các khâu có khả năng phát sinh áp lực để chủ động sắp xếp người và năng lực xử lý. “Vào những đợt cao điểm, điều quan trọng là phải chuẩn bị trước. Khi đơn tăng thì đội ngũ đã biết mình phụ trách khu vực nào, xử lý ra sao, thay vì đến lúc hàng về mới bắt đầu phân chia lại”, anh Long chia sẻ.

Ở khu vực đông dân, trọng tâm là phân bổ tuyến theo mật độ đơn nhưng với vùng ven, việc bố trí người am hiểu địa bàn lại trở thành lợi thế. Tại bưu cục Lê Minh Xuân (Bình Chánh), chị Phùng Thị Hải Sơn phải giải bài toán đặc thù hơn khi địa bàn có những tuyến đường ruộng, hẻm sâu, nhà dân phân tán và nhiều khu vực khó xác định trên bản đồ.

Thay vì chỉ dựa vào dữ liệu trên hệ thống, bưu cục chú trọng xây dựng đội ngũ bưu tá am hiểu địa bàn. Những bưu tá quen thuộc từng tuyến đường, con hẻm có thể rút ngắn thời gian tìm địa chỉ và nâng cao hiệu quả giao hàng.

Trong khi đó, tại bưu cục TP. Trà Vinh, anh Tạ Hoàng Minh duy trì việc rà soát sản lượng, đơn tồn và các tuyến có nguy cơ phát sinh vấn đề ngay từ đầu ngày. Khi một khu vực tăng sản lượng đột biến, nhân sự được điều phối hỗ trợ kịp thời. Kết quả là bưu cục duy trì tỷ lệ phát hàng thành công lần đầu trên 99%, tỷ lệ lấy hàng Tik Tok Shop đúng thời gian cam kết đạt 98% và tỷ lệ đơn tồn trên 5 ngày chỉ còn 0,14%.

Những kết quả trên cho thấy, trong mùa cao điểm, tăng năng lực không đơn thuần là tăng số người mà quan trọng hơn là đưa đúng nguồn lực đến đúng nơi, đúng thời điểm.

Chia tuyến thông minh: Tối ưu lộ trình, rút ngắn thời gian giao

Nếu nhân sự là nền tảng thì việc chia tuyến hợp lý là yếu tố quyết định khả năng biến nguồn lực thành hiệu quả thực tế. Đối với bưu tá, một tuyến giao hàng được tổ chức hợp lý có thể giúp giảm thời gian di chuyển, hạn chế tình trạng quá tải và tăng số đơn xử lý trong ngày.

Vì vậy, tại các bưu cục BEST Express, tuyến giao được rà soát và phân chia lại dựa trên mật độ đơn hàng thực tế của từng khu vực. Những khu vực tập trung nhiều chung cư hoặc tòa nhà văn phòng có thể được bố trí nhân sự chuyên trách để gom và giao đơn theo cụm. Trong khi đó, tại các khu vực ngoại thành hoặc địa bàn phức tạp, việc phân công bưu tá am hiểu địa phương giúp việc tìm địa chỉ và di chuyển thuận lợi hơn.

Đội ngũ BEST Express phối hợp điều phối tuyến, sẵn sàng đáp ứng sản lượng trong mùa cao điểm

Bên cạnh đó, các bưu cục cũng chủ động phối hợp với những nhà bán hàng có sản lượng lớn để lên lịch lấy hàng theo nhiều khung giờ, hạn chế tình trạng đơn hàng dồn vào cuối ngày và tạo áp lực cho khâu phân loại.

Công nghệ tiếp tục đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong quá trình này. Dữ liệu từ hệ thống và ứng dụng giao nhận giúp bưu cục theo dõi hành trình, cập nhật trạng thái và điều phối đơn hàng, qua đó giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công và nhanh chóng nhận diện những tuyến có nguy cơ chậm trễ.

Ở quy mô toàn mạng lưới, BEST Express hiện vận hành 40 trung tâm phân loại tự động cùng gần 1.000 bưu cục trên toàn quốc, tạo nền tảng để hàng hóa từ các địa phương được kết nối và vận chuyển trong một hệ thống thống nhất.

Khi mùa sale trở thành cơ hội nâng chuẩn vận hành

Khi thương mại điện tử tiếp tục tạo ra những “con sóng” đơn hàng ngày càng lớn, năng lực vận hành không còn chỉ được đo bằng việc một doanh nghiệp có thể xử lý bao nhiêu đơn trong một ngày. Quan trọng hơn là khả năng chuẩn bị trước khi cao điểm đến, thích ứng khi sản lượng tăng và duy trì chất lượng dịch vụ đến tận chặng cuối. Với BEST Express, 9.9 vì thế không chỉ là bài kiểm tra về khả năng xử lý sản lượng, mà còn là phép thử cho năng lực vận hành của cả mạng lưới.

Nhờ sự kết hợp giữa công nghệ, mạng lưới và năng lực thực thi tại từng bưu cục địa phương, BEST Express đang chủ động củng cố nền tảng vận hành, sẵn sàng đồng hành cùng các đối tác và nhà bán hàng trong những mùa mua sắm lớn nhất năm.

Từ cách anh Cường vận hành cùng lúc 5 bưu cục, cách tận dụng lợi thế am hiểu địa bàn của đội ngũ Lê Minh Xuân, mô hình điều phối dựa trên dữ liệu tại Trà Vinh đến phương án chia tuyến tại Nam Định, mỗi bưu cục có một cách “đón sóng” riêng. Điểm chung là sự chủ động: chuẩn bị từ trước thay vì chờ đơn hàng tăng cao mới ứng phó.

Phía sau một ngày sale vận hành trơn tru là cả quá trình chuẩn bị: dự báo sản lượng, bố trí nhân sự, chia tuyến, tối ưu khâu lấy - giao và kiểm soát đơn tồn. Đúng người, đúng tuyến, đúng công suất, khi mọi mắt xích đã sẵn sàng, những “con sóng” đơn hàng lớn cũng có thể trở thành cơ hội để các bưu cục nâng chuẩn vận hành và gia tăng năng lực phục vụ.