Khi số lượng ngoại tăng, cách làm cũng phải thay đổi
“Cõng ngoại 1 con Trăng” được Quỹ Vầng Trăng Khuyết triển khai với mong muốn đồng hành cùng những người cao tuổi có hoàn cảnh khó khăn, dù tuổi đã cao vẫn phải tiếp tục mưu sinh bằng những công việc như bán vé số, nhặt ve chai hay lao động tự do.
Mỗi tháng, các ngoại được nhận một “gói tiếp sức” gồm gạo và những nhu yếu phẩm thiết yếu, đồng thời có thể được hỗ trợ các nhu cầu liên quan đến chăm sóc sức khỏe. Hoạt động được tổ chức định kỳ tại các điểm mà Quỹ đang đồng hành, trong đó có khu vực TP.HCM và Tây Ninh.
Sau hơn hai năm, số lượng ngoại tham gia chương trình ngày càng tăng. Khi quy mô còn nhỏ, việc quản lý thông tin bằng phương thức thủ công có thể đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, khi số lượng người được hỗ trợ tăng lên, bài toán đặt ra không còn đơn thuần là chuẩn bị đủ số lượng gói tiếp sức, mà còn là làm sao quản lý chính xác từng trường hợp, hạn chế sai sót và đảm bảo mỗi khoản hỗ trợ đều có thông tin rõ ràng.
Đây cũng là lý do Quỹ Vầng Trăng Khuyết bắt đầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành “Cõng ngoại 1 con Trăng”.
60 giây cho một lần check-in, check-out
Một trong những thay đổi rõ nét là hệ thống check-in, check-out dành cho các ngoại trong mỗi kỳ trao gói tiếp sức. Thay vì mất nhiều thời gian đối chiếu thủ công, thông tin của từng ngoại được quản lý trên hệ thống và thực hiện xác nhận khi đến nhận hỗ trợ. Hiện nay, thời gian cho một lượt check-in hoặc check-out chỉ khoảng 60 giây, giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi, đồng thời hỗ trợ đội ngũ kiểm soát dữ liệu nhanh và chính xác hơn.
Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi số lượng ngoại trong mỗi kỳ ngày càng lớn. Người cao tuổi không phải chờ lâu, đội ngũ vận hành giảm áp lực trong khâu đối chiếu, còn dữ liệu sau mỗi kỳ được cập nhật tập trung để phục vụ cho các bước tiếp theo.
Công nghệ vì thế không thay thế sự tương tác giữa con người với con người. Ngược lại, công nghệ giúp những người thực hiện chương trình có thêm thời gian để tập trung vào điều quan trọng nhất: hỏi thăm sức khỏe, lắng nghe và đồng hành cùng các ngoại.
Từ một gói hỗ trợ đến một hệ thống dữ liệu minh bạch
Một điểm khác biệt của “Cõng ngoại 1 con Trăng” là mỗi ngoại được quản lý thông tin theo từng tháng, gắn với mã hỗ trợ riêng. Mạnh thường quân có thể đăng ký đồng hành và nhận thông tin liên quan đến trường hợp mình hỗ trợ.
Sau mỗi kỳ trao gói tiếp sức, Quỹ cũng thực hiện tổng hợp hình ảnh và thông tin để gửi đến mạnh thường quân. Đây là một phần trong định hướng minh bạch hóa hoạt động, giúp người đồng hành không chỉ biết khoản đóng góp của mình đã được sử dụng, mà còn có thể theo dõi hành trình hỗ trợ cụ thể.
Khi số lượng ngoại tăng lên, khối lượng dữ liệu hình ảnh, thông tin và lịch sử hỗ trợ cũng tăng theo. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống công nghệ đồng bộ trở thành bước phát triển tất yếu của dự án.
Hướng tới tự động hóa nhiều hơn trong tương lai
Quỹ Vầng Trăng Khuyết cho biết việc ứng dụng công nghệ trong “Cõng ngoại 1 con Trăng” sẽ tiếp tục được cải tiến trong thời gian tới.
Mục tiêu không chỉ dừng ở việc rút ngắn thời gian check-in, check-out, mà hướng đến xây dựng một hệ thống có khả năng tự động hóa nhiều khâu trong toàn bộ quy trình.
Trong đó, dữ liệu của ngoại sẽ được cập nhật xuyên suốt từ khi đăng ký hỗ trợ, xác nhận tham gia kỳ trao, nhận gói tiếp sức cho đến bước tổng hợp báo cáo. Hệ thống cũng được định hướng phát triển để có thể tự động hóa việc ghi nhận trao gói tiếp sức và gửi báo cáo hình ảnh, thông tin đến mạnh thường quân sau mỗi kỳ.
Khi các quy trình được số hóa, đội ngũ vận hành có thể giảm đáng kể những công việc thủ công, hạn chế sai sót trong nhập liệu và dành nhiều nguồn lực hơn cho công tác chăm sóc, kết nối với người cao tuổi.
Công nghệ để việc tử tế đi được xa hơn
Sau hơn hai năm, sự thay đổi của “Cõng ngoại 1 con Trăng” không chỉ nằm ở số lượng ngoại ngày càng tăng hay số gói tiếp sức được trao qua từng tháng. Quan trọng hơn, dự án đang hình thành một cách làm mới trong hoạt động hỗ trợ cộng đồng: lấy sự minh bạch làm nền tảng và sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả vận hành.
Với Quỹ Vầng Trăng Khuyết, mỗi ngoại không phải là một con số trong danh sách hỗ trợ. Đằng sau mỗi hồ sơ là một người cao tuổi với một câu chuyện mưu sinh, một nhu cầu riêng và một hành trình cần được đồng hành lâu dài.
Khi quy mô chương trình lớn hơn, công nghệ trở thành công cụ giúp Quỹ giữ được sự chính xác trong từng thông tin và sự minh bạch trong từng khoản hỗ trợ.
